Im März 2022 haben wir bei 19bytes Personio als HR-Tool eingeführt. Neben den vielen coolen Features hat uns als Microsoft Partner natürlich auch die Anbindung an AzureAD interessiert.
Welche Möglichkeiten die Integration der beiden Plattformen bietet, wo (aktuell) Grenzen existieren und wie du den Login zu Personio für deine Microsoft-Accounts konfigurierst, erfährst du in diesem Blogpost.
Unser Weg zu Personio
Angefangen haben wir wie viele junge (IT-) Unternehmen. Wir haben uns eine eigene Software geschrieben, um Arbeitszeiten bzw. Projektzeiten zu erfassen. Auch die Beantragung von Urlaub oder Abwesenheitszeiten hatten wir auf dem Schirm. Das hat anfangs auch super funktioniert. Als Unternehmen mit drei Leuten gibt es halt nicht so viele Prozesse. Schnell kam aber der Punkt, dass unser Tool mehr abbilden sollte und wir weitere Anforderungen an Reporting und Controlling hatten. Der Aufwand hinter einer solchen maßgeschneiderten Lösung ist enorm. Also haben wir uns dazu entschieden, bei uns bereits eingesetzte Tools zu nutzen. Das ohnehin genutzte Jira von Atlassian war da naheliegend. Wer regelmäßig in IT-Projekten unterwegs ist, kennt wahrscheinlich Jira aus dem Daily Business. Zur Planung anstehender Aufgaben und ggf. auch zur Dokumentation der Arbeitszeit ist das ein tolles Werkzeug. Für Urlaubs- und Krankheit-Tracking möglicherweise auch noch. Zur Beantragung von Urlaub haben wir beispielsweise ganz trivial auf E-Mails gesetzt. Ein beantragter Urlaub wurde in ein Excel-File eingetragen, die Genehmigung per Mail zurückgemeldet und anschließend ebenfalls in Excel in die Personaleinsatzplanung eingetragen. Wenn dann der Urlaub kam, wurden einfach die entsprechenden Stunden auf das jeweilige Urlaubs-Ticket gebucht.
Das ging auch lange gut. Aber mit der steigenden Teamgröße mussten wir feststellen, dass der manuelle Aufwand hinter vielen so einfach aussehenden Prozessen zu groß wird und wir eine Plattform brauchen, die uns genau diese Tätigkeiten abnimmt. Und sobald datenschutzrechtliche Aspekte dazu kommen oder die digitale Personalakte relevant wird, müssen andere Geschütze aufgefahren werden.
Bei der Suche nach einer neuen HR-Software stießen wir dann auf Personio. Neben der Verwaltung der Mitarbeiter und dem Self-Service für die Kollegen war für uns auch die Integration in bestehende Tools wichtig. Und die bietet Personio. Neben vielen anderen API-Partnern gehört auch die Anbindung von Microsofts AzureAD zum Portfolio.
AzureAD Anbindung
Grundsätzlich funktioniert die Anbindung von Personio an Azure relativ einfach. Einmal in Personio angelegte neue Mitarbeiter werden automatisch auch im AzureAD angelegt. Auch die entsprechenden Daten des Kollegen werden übernommen.
Im Blog von Personio findet sich ein Beitrag, wie man die beiden Dienste miteinander verbindet. Also losgelegt: API-Credentials erzeugt, Azure-Tenant kopiert, einmal manuell als Admin bestätigt und es läuft. Alle 30 Minuten aktualisiert Personio automatisch die vorhandenen Mitarbeiter. Gab es eine Änderung (z.B. eine neue Abteilung oder Telefonnummer), taucht diese auch sehr schnell (innerhalb des 30 Minuten Schedules) im AD-Account auf und kann in der Office-365-Welt von anderen genutzt werden.
Auch für neue Mitarbeiter wird automatisch ein neuer Account erstellt und mit den entsprechenden Metadaten gefüttert. Wird der Vertrag eines Mitarbeiters beendet, wird zum Vertragsende auch automatisch der Zugriff auf den AD-Account gesperrt und somit sichergestellt, dass der ausgeschiedene Mitarbeiter mit seinem ehemaligen Account keinen Zugriff mehr auf unternehmensinterne Ressourcen hat.
So weit, so nett. Nein, um ehrlich zu sein, sehr cool. Schließlich wird damit wieder eine manuelle (und damit fehleranfällige) Tätigkeit eingespart. So können sich alle Beteiligten im Backoffice auf andere Dinge konzentrieren.
Allerdings ist der Umfang der Integration noch etwas begrenzt. Noch nicht implementiert ist beispielsweise die Synchronisation von Azure Richtung Personio. Will heißen, dass bereits in Azure angelegte Accounts nicht automatisch in Personio angelegt werden. Für uns mit einem knappen Dutzend Mitarbeitern war das kein Problem. Zumal Personio so schlau ist, die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters mit der E-Mail-Adresse des AD-Accounts zu verknüpfen und dadurch automatisch die Zuordnung zu einem bereits vorhandenen Account hergestellt werden kann. Für größere Unternehmen kann das aber durchaus zu Aufwand führen, um die bereits angelegten Azure-Accounts in Personio zu importieren.
Auch schön wäre es, wenn die Rollen in Personio auch an Rollen in Azure gebunden werden könnten. Damit wäre beispielsweise die Zuweisung zu Gruppen möglich, also z.B., um damit den Zugriff auf Teams oder einzelne Spaces in Sharepoint zentral zu steuern.
Login über Microsoft
Als ITler interessierte mich aber besonders auch der Login zu Personio. Standardmäßig gibt es Nutzer/Passwort je Mitarbeiter, um sich anzumelden. Eine native 2-Faktor-Authentifizierung bringt das Portal leider nicht mit. Ein Unternehmen mit Google-Accounts könnte den Login zwar darüber abbilden, ab das kam für uns nicht infrage. Stattdessen wollten wir unsere Azure-Accounts (Microsoft) direkt verwenden. Und wenn wir einmal angemeldet sind, gerne auch Single-Sign-On nutzen.
Die “Anmelden mit Microsoft”-Funktion wurde aber (zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Beitrags) noch nicht integriert.
Aber dann: Personio hat den OAuth2-Flow implementiert. Also wieder losgelegt. Nach einer kurzen Recherche kam sogar ein Blogbeitrag zum Konfigurieren des OAuth-Flows direkt mit Azure zutage. Das funktioniert auch super. Auf der Anmeldeseite zu Personio wird dann “Mit OAuth anmelden” angezeigt und es kann der wohlbekannte Microsoft-Flow genutzt werden. Ebenfalls ist es möglich, den Zugriff der Mitarbeiter über die Personio-Credentials zu deaktivieren und damit eine möglicherweise vorhandene 2-Faktor-Authentifizierung über Microsoft sicherzustellen. Insbesondere in Anbetracht der sensiblen Daten, die in einem HR-Tool liegen, kann und sollte das jeder in Betracht ziehen.
Konfiguration für die Personio-App
Zusätzlich zur WebApp bietet Personio noch eine native App für Smartphones an. Das ist natürlich besonders charmant, um vielleicht im Zug, abends auf der Couch oder von wo auch immer mal eben seine Arbeitszeiten einzutragen, noch vorhandenen Urlaub zu checken oder sich einen Überblick zu verschaffen, welcher der Teamkollegen denn heute eigentlich da ist.
Und dann das böse Erwachen. Der Login über OAuth öffnet auf dem Smartphone den Browser, um den Microsoft-Flow zu starten. Nachdem das Passwort eingegeben wurde und der Login in einem eventuellen Authenticator bestätigt wurde, kommt nur die Fehlermeldung, dass die übermittelte Redirect-URL nicht der konfiguriertem URL entspricht. Großes Rätselraten. Zum Veröffentlichungszeitpunkt dieses Artikels war leider auch keine Google-Suche dazu hilfreich.
Als Softwareentwickler mit Know-How in des OAuth-Flows wissen wir uns aber zu helfen. Der Client (in diesem Fall die App, bzw. der Browser) sendet die URL mit, an die der autorisierende Server den Nutzer nach erfolgreichem Login zusammen mit den sensiblen Login Daten (i.d.R Tokens) weiterleiten soll. Offenbar scheint aber die App eine andere Redirect-URL zu haben als die, die im o.g. Einrichtungsprozess konfiguriert wurde.
Schaut man sich die URL an, die die App im Browser geöffnet hat, stellt man fest, dass als ein Query Parameter “redirect_url” mitgegeben wird. Und siehe da: Die konfigurierte URL für den Zugriff über die WebApp ist eine andere als die von der App mitgegebene. Und die Lösung ist somit ziemlich simpel: Einfach in der App Registration in Azure folgenden weiteren Redirect Endpunkt eintragen:
https://auth.personio.de/providers/oauth/callback
Dann klappts auch mit den Cloud-Nachbarn und die Mitarbeiter können Sie in der Personio-App über Azure einloggen.
